Formation professionnelle Vitré : optimiser son organisation en 4 étapes

Améliorer son organisation en 4 étapes :

1- Soyez lean

Un des adages de l’esprit Kaizen est : Ne pas chercher la perfection, gagner 60 % maintenant.

L’application de ce concept à son organisation quotidienne permet d’éviter de tomber dans le piège de la procrastination. Trop souvent, on se trouve des fausses bonnes raisons pour reporter un travail : je n’ai pas toutes les informations, je serai en meilleure forme demain, j’attends un mail important sur le sujet … Finalement, on se retrouve dans l’obligation de réaliser le travail dans l’urgence car la fin du délai se rapproche. Et bien souvent, le fait d’avoir attendu le dernier moment n’apporte rien, mis à part du stress et du travail dans l’urgence.

Pour sortir de ce cycle, il s’agit de réaliser 60% du travail dès que possible. Ainsi, il faut anticiper ses activités : ne pas travailler dans l’urgence tout en se laissant la possibilité d’ajuster son travail au dernier moment. Les tâches importantes sont donc réalisées en deux ou trois étapes distinctes.  On obtient ainsi un résultat plus approfondi car la réflexion évolue et s’affine entre les étapes.

Une des activités du lean est la chasse aux Muda, autrement dit aux gaspillages. Un des  7 Muda génériques est la sur-qualité. 

La sur-qualité, c’est passer du temps à affiner des tâches en apportant un niveau de qualité qui n’est pas demandé par le client.

Pour optimiser son organisation, il s’agit de se focaliser sur les besoins et les attentes de ses clients. Évidemment, on y répond avec une exigence de qualité élevée, mais en supprimant toute sur-qualité.

Pour cela, on définit avec ses clients des objectifs précis et mesurables et et il faut éviter de travailler directement sur des missions.

2- Respectez les lois du temps

De nombreuses lois décrivent les comportements humains. Elles donnent des bonnes pratiques qui permettent d’optimiser son organisation. Parmi elles,  on retient surtout :

La loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Pour la respecter : se fixer régulièrement des butées de temps pour accomplir les tâches. On est plus productif sous contrainte même s’il arrive parfois de dépasser la durée que l’on se fixe.

La loi d’Illich : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative »

Pour la respecter : mieux utiliser ses créneaux de performance pour gagner en efficacité. Par exemple, il s’agit de repérer les moment où l’on est le plus productif et de planifier ses tâches sur ces créneaux pour gagner en productivité.

3- Appliquez-vous les 5S

Un moment sans aucune valeur ajoutée est le temps passé à rechercher un document ou une information. Il est important de réduire au maximum ce temps. La méthode la plus efficace est de respecter des règles claires de rangement (physique et informatique).

Pour appliquer la méthode des 5S de manière simplifiée, on retient 3 étapes :

• Débarrasser : Eliminer de l’espace de travail tout ce qui est inutile. Il faut choisir une règle simple et l’appliquer (ex : éliminer tout document non utilisé depuis plus d’un mois, le jeter ou le ranger).

• Ranger : Définir une place pour chaque chose dans les armoires, les tiroirs et sur le bureau. On définit par exemple une organisation type d’un classeur.

• Entretenir : Se bloquer régulièrement un créneau (30 minutes tous les 15 jours) pour supprimer toute dérive aux deux premières étapes.

4- Améliorez votre organisation en continu

Il n’y a pas d’organisation parfaite. Quelle que soit celle qu’on met en place, elle est toujours perfectible.

Par conséquent, il est important d’adopter une démarche pour améliorer son organisation de façon continue. Il s’agit de mettre en place régulièrement (1 fois par mois) une réelle action d’amélioration de son organisation.

Par exemple :

Plutôt que de classer sa boîte mail en créant un dossier par client, il est possible d’en utiliser un seul. Les mails contenant des actions à mener sont laissés dans la boîte de réception. Dès que l’action est réalisée, on bascule le mail dans le dossier « Traité ».

Cela évite une arborescence compliquée avec beaucoup de dossiers et permet de ranger un mail en moins de 10 secondes.

Ce gain de temps permet de réfléchir à de nouvelles pistes d’amélioration !

Et vous,
quelle bonne pratique utilisez-vous pour optimiser votre organisation personnelle ?

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