Formation animation de réunions à Rennes

Comment animer des réunions participatives et productives ?

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Quelles techniques d’animation pour réussir ses réunions ?

Bientôt 14 heures 02, la réunion commence quasiment à l’heure pile. L’ambiance est à la fois détendue et sérieuse. Le manager annonce l’ordre du jour et le timing : trois sujets seront évoqués et quelques minutes seront réservées pour les questions diverses. Fin de la réunion prévue à 15 h 30. Il revalide ensuite cet ordre du jour et s’assure qu’il correspond bien aux attentes de ses collaborateurs.

Le premier point est évoqué : il s’agit d’un nouveau produit dont il faut retravailler la présentation et l’argumentaire pour les clients. Le manager, qui anime la réunion, se tient désormais debout au paper-board. Il recueille les propositions et note les points clés au tableau. Tous les collaborateurs participent, s’écoutent et prennent des notes. Des nouveaux arguments sont trouvés, un nouveau vocabulaire est mis au point pour parler du produit et rassurer les clients. Le Manager reformule les propositions et s’assure qu’elles sont bien comprises. Il guide, oriente et encourage. Enfin, des actions concrètes sont définies et les tâches sont réparties au sein de l’équipe.

Contrôlant sa montre, le manager remarque que 25 minutes se sont déjà écoulées. Il est temps de passer au second point : la présentation de nos devis. C’est un point délicat car les offres commerciales doivent désormais tenir compte d’une évolution réglementaire. On évoque quelques possibilités, on propose des solutions et chaque point difficile est discuté. Enfin, on reformule les évolutions obligatoires à intégrer, une solution provisoire est trouvée : l’un des participants se chargera de la refonte du devis et le manager rassemblera des informations nouvelles pour la prochaine réunion. En fin de discussion, sur ce sujet délicat, le manager résume les principales conclusions et s’assure que chacun de ses vendeurs a bien compris et adhère.

Toujours mobilisés, les esprits et les visages sont cependant détendus et souriants. Mais, bientôt 15 h 00, il est temps de passer au dernier point : la gestion des litiges et des clients difficiles. On débat sur les profils et la typologie des clients compliqués à gérer. Chacun cite quelques expériences vécues et on analyse les principales sources de tensions et de conflits liées au processus et aux erreurs internes. Les points qui méritent des clarifications sont abordés, les questions sont posées et le manager répond de manière concrète et sans langue de bois aux Commerciaux. Comme l’heure tourne, l’animateur reformule les solutions les plus pertinentes qui ont été proposées, il les met en évidence au paper-board. Il vérifie ensuite  qu’elles sont comprises et acceptées.

Attention, il nous reste 15 minutes pour aborder les questions diverses. Les collaborateurs reviennent sur les sujets abordés lors de la réunion précédente et évoquent les actions entreprises et les succès rencontrés.

Enfin, avant de se séparer, l’animateur prend l’engagement de remettre le compte-rendu de la réunion avant le lendemain soir. On reparle à cette occasion du tableau d’affichage où indiquer les informations majeures et on fixe la date et l’ordre du jour de la prochaine réunion.

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