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Optimiser son organisation

Améliorer son organisation en 4 étapes :

  • Soyez lean.

Un des adages de l’esprit Kaizen est : Ne pas chercher la perfection, gagner 60 % maintenant.

 

L’application de ce concept à mon organisation quotidienne me permet d’éviter de tomber dans le piège de la procrastination. Trop souvent, je me suis trouvé des fausses bonnes raisons pour reporter un travail : je n’ai pas toutes les informations, je serai en meilleure forme demain, j’attends un mail important sur le sujet … Finalement, je me retrouve dans l’obligation de réaliser le travail dans l’urgence car j’arrive à la fin du délai. Et bien souvent, le fait d’avoir attendu le dernier moment ne m’a rien apporté, mis à part du stress et du travail dans l’urgence.

 

Pour sortir de ce cycle, je me force de réaliser 60% du travail dès que je peux. Ainsi, j’anticipe mes activités. Je suis moins dans l’urgence tout en me gardant la possibilité d’ajuster mon travail au dernier moment. Je réalise mes tâches importantes en deux ou trois étapes distinctes.  J’obtiens ainsi un résultat plus approfondi car ma réflexion évolue et s’affine entre les étapes.

 

Une des activités du lean est la chasse aux Muda, autrement dit aux gaspillages. Un des  7 Muda génériques est la sur-qualité. 

 

J’ai constaté que je pouvais passer du temps à affiner des tâches en apportant un niveau de qualité qui n’était pas demandé par mon client. Il s’agissait de sur-qualité.

Aujourd’hui, j’ai vraiment optimisé mon organisation en me focalisant sur les besoins et les attentes de mes clients. J’y réponds bien évidemment avec une exigence qualité élevée, mais en supprimant toute sur-qualité.

Pour cela, je définis avec mes clients des objectifs précis et mesurables et j’évite de travailler directement sur des missions.

  • Respectez les lois du temps.

 

De nombreuses lois décrivent nos comportements. Elles donnent des bonnes pratiques qui permettent d’optimiser son organisation. Parmi elles,  j’ai retenu et je respecte :

La loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Je me fixe régulièrement des butées de temps pour accomplir les tâches. Je suis plus productif sous contrainte même s’il m’arrive parfois de dépasser la durée que je m’étais fixée.

 

La loi d’Illich : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative »

J’ai vraiment fait un progrès dans mon efficacité dès que j’ai utilisé au mieux mes créneaux de performance. Par exemple, je suis beaucoup plus efficace le matin très tôt, que le soir très tard. Concrètement, je n’essaie plus de réaliser des offres commerciales.

le soir et j’optimise mes créneaux du matin en planifiant des tâches à forte valeur ajoutée.

  • Appliquez-vous les 5S.

Un réel temps sans aucune valeur ajoutée est le temps passé à rechercher un document ou une information. Il est important de réduire au maximum ce temps. La seule méthode que j’ai trouvée est de respecter des règles claires de rangement (physique et informatique).

Du coup, j’applique la méthodologie 5S de manière simplifiée à mon bureau.

J’ai retenue les 3 étapes suivantes :

  • Débarrasser : Eliminer de l’espace de travail tout ce qui est inutile. Il faut choisir une règle simple et l’appliquer (ex : éliminer tout document non utilisé depuis plus d’un mois, le jeter ou le ranger).
  • Ranger : Définir une place pour chaque chose dans les armoires, les tiroirs et sur le bureau. Pour quelques cas, j’ai défini par exemple une organisation type d’un classeur
  • Entretenir : Je me bloque régulièrement un créneau (30 minutes tous les 15 jours) pour supprimer toute dérive aux deux premières étapes.

 

  • Améliorez votre organisation en continu.

Il n’y a pas d’organisation parfaite. Quelle que soit celle qu’on met en place, elle est toujours perfectible.

Par conséquent, je m’applique une démarche pour améliorer mon organisation au travail de façon continue . Je m’oblige à mettre en place régulièrement (1 fois par mois) une réelle action d’amélioration de mon organisation. Ma dernière action concernait mon traitement de mails. Je vous la donne :

Je classais tous mes mails traités dans des dossiers organisés par clients. Mon arborescence devenait compliquée car j’ai des clients de clients. De plus, j’ai fait le constat que je n’ai jamais eu besoin de cette arborescence. Pour retrouver un mail, j’utilise directement le moteur de recherche de mon application.

Du coup, j’utilise maintenant un seul dossier appelé Traité : Je laisse dans la boîte de réception tous les mails pour lesquels je dois faire une action. Dès que l’action est réalisée, je bascule le mail dans le répertoire traité.

Bilan : Avant, je mettais dix secondes en moyenne pour ranger un mail, maintenant en moins d’une seconde  je bascule le mail dans le dossier.

Je traite en moyenne 40 mails par jour. J’ai gagné plus d’une demi heure par semaine que je peux utiliser pour réfléchir à de nouvelles pistes d’amélioration !

 

Et vous, quelle bonne pratique utilisez-vous pour optimiser votre organisation personnelle ?

 

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