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Comment réussir sa réunion ?

Réunion dans un service commercial, le responsable et ses 4 commerciaux

  • Comment animer des réunions participatives et productives ?
  • Quel est le secret des réunions motivantes ?
  • Quelles techniques d’animation pour réussir ses réunions ?

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Bientôt 14 heures 02, la réunion commence quasiment à l’heure pile. L’ambiance est à la fois détendue et sérieuse. Le manager annonce l’ordre du jour et le timing : trois sujets seront évoqués et quelques minutes seront réservées pour les questions diverses. Fin de la réunion prévue à 15 h 30. Il revalide ensuite cet ordre du jour et s’assure qu’il correspond bien aux attentes de ses collaborateurs.

Le premier point est évoqué : il s’agit d’un nouveau produit dont il faut retravailler la présentation et l’argumentaire pour les clients. Le manager, qui anime la réunion, se tient désormais debout au paper-board. Il recueille les propositions et note les points clés au tableau. Tous les collaborateurs participent, s’écoutent et prennent des notes. Des nouveaux arguments sont trouvés, un nouveau vocabulaire est mis au point pour parler du produit et rassurer les clients. Le Manager reformule les propositions et s’assure qu’elles sont bien comprises. Il guide, oriente et encourage. Enfin, des actions concrètes sont définies et les tâches sont réparties au sein de l’équipe.

Contrôlant sa montre, le manager remarque que 25 minutes se sont déjà écoulées. Il est temps de passer au second point : la présentation de nos devis. C’est un point délicat car les offres commerciales doivent désormais tenir compte d’une évolution réglementaire. On évoque quelques possibilités, on propose des solutions et chaque point difficile est discuté. Enfin, on reformule les évolutions obligatoires à intégrer, une solution provisoire est trouvée : l’un des participants se chargera de la refonte du devis et le manager rassemblera des informations nouvelles pour la prochaine réunion. En fin de discussion, sur ce sujet délicat, le manager résume les principales conclusions et s’assure que chacun de ses vendeurs a bien compris et adhère.

Toujours mobilisés, les esprits et les visages sont cependant détendus et souriants. Mais, bientôt 15 h 00, il est temps de passer au dernier point : la gestion des litiges et des clients difficiles. On débat sur les profils et la typologie des clients compliqués à gérer. Chacun cite quelques expériences vécues et on analyse les principales sources de tensions et de conflits liées au processus et aux erreurs internes. Les points qui méritent des clarifications sont abordés, les questions sont posées et le manager répond de manière concrète et sans langue de bois aux Commerciaux. Comme l’heure tourne, l’animateur reformule les solutions les plus pertinentes qui ont été proposées, il les met en évidence au paper-board. Il vérifie ensuite  qu’elles sont comprises et acceptées.
Attention, il nous reste 15 minutes pour aborder les questions diverses. Les collaborateurs reviennent sur les sujets abordés lors de la réunion précédente et évoquent les actions entreprises et les succès rencontrés.
Enfin, avant de se séparer, l’animateur prend l’engagement de remettre le compte-rendu de la réunion avant le lendemain soir. On reparle à cette occasion du tableau d’affichage où indiquer les informations majeures et on fixe la date et l’ordre du jour de la prochaine réunion.

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C’était le mardi 4 février, dans la région de Rennes. Et vous comment se passent vos réunions ?

 

4 Commentaires

  • Laure

    C’est pas toujours simple de trouver la bonne idée pour son seminaire incentive

    Répondre
    • François

      Bonjour Laure,

      Merci pour votre commentaire sur notre article.
      C’est effectivement pas toujours simple de monter des séminaires incentive qui fonctionnent
      et qui surtout qui atteignent les objectifs.

      Pour réussir ses événements d’entreprise, voici quelques conseils que nous donnons nos clients à :
      1. Réunir une équipe-projet
      2. Bien tenir compte du contexte et de la culture de l’entreprise
      3. Définir les 2 à 3 objectifs prioritaires (pas plus !)
      4. Brainstormer pour répertorier/lister toutes les possibilités/ les idées possibles
      5. Consulter pour voir ce qui se fait / analyser l’offre existante
      6. Monter le conducteur / le scenario de son séminaire
      7. Réunir les personnes compétentes : intervenants internes et externes
      8. Mettre en place une logistique carrée

      Au plaisir de vous lire
      François

      Répondre
  • MAKALOU

    Bonjour,
    je viens de tomber sur ce blog correspondant effectivement a ma fonction actuelle. En fait, je suis manager , a Dakar, d’un groupe composé de 4 services composés très informels: 1-service commerciale qui achète des produits solaires et revend au Sénégal. 2-Agence immobilière. et les deux derniers font de la prestations industrielles et BTP.
    Mon rôle est de les manager (tenir des réunions régulières, poser des objectifs et mesurer les résultats) tous pour les guider vers de meilleurs résultats mais mon problème c’est qu’ ils ont des démarches très informelles, Comment faire pour les évoluer??

    Bien cordialement

    Répondre
    • François

      Bonjour Makalou,
      Votre question est intéressante.
      Nous savons tous que l’efficacité du management repose principalement sur la force des liens qui se créent entre les hommes et les femmes d’une équipe.
      Pour autant, il est aussi nécessaire de mettre un peu de formalisme, de règle, bref de rigueur dans l’organisation du travail et dans les relations professionnelles.
      Je vous suggère d’aborder ce point tranquillement avec votre équipe, d’en parler sans dissimulation, sans langue de bois ni brutalité.
      Et d’expliquer posément pourquoi vous souhaitez remettre un peu de rigueur et de formalisme.
      Pourquoi ? Pour que les objectifs et les règles du jeu soient clairs pour tout le monde, pour que le travail soit plus efficace, pour que les clients soient mieux servis, pour que la vie au sein de l’entreprise soit plus agréable, pour plus de confort etc.
      Le manager n’a généralement rien à cacher, mais il n’ose pas toujours parler cash. Or parler vrai c’est très efficace, à condition de le faire sans agressivité et avec de vrais arguments. Vous renforcerez ainsi votre autorité.
      Ensuite, ce que je vous suggère, c’est de faire, de ces 2 ou 3 règles de travail, de vrais principes-clés à respecter.
      Et s’ils ne sont pas respectés, faire preuve de pédagogie au début, puis faire rapidement des rappels à l’ordre et enfin des recadrages si nécessaire.
      Dernier point très important : dès que vous observez une amélioration des comportements, en rapport avec les objectifs que vous avez fixé, dîtes-le et remerciez vos collaborateurs. Le premier facteur de motivation et la reconnaissance du travail bien fait.
      Qu’en pensez-vous ?

      Répondre

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