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Guide pratique pour réussir l’Entretien Professionnel

L’entretien individuel professionnel n’est ni un entretien d’évaluation, ni un entretien dédié à la formation. Il offre un nouvel espace de dialogue et d’échange entre l’employeur et le salarié. Ensemble, ils construisent un projet professionnel répondant au souhait du collaborateur et à la stratégie de développement de l’entreprise.

Si l’entretien professionnel permet au salarié d’exprimer et d’envisager les actions de formation qu’il peut entreprendre, il conduit aussi l’entreprise à optimiser la gestion des Ressources Humaines. Cet outil offre, en effet, de multiples opportunités à l’entreprise : identifier les compétences disponibles, repérer les besoins de formation, engager les salariés dans une démarche active d’évolution de leurs compétences, doter l’encadrement d’un moyen de pilotage efficace en termes de management, voire ouvrir une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

uomo stringe la mano per un colloquio di lavoro

Ce guide vous apportera tous les éléments pour réussir la mise en place de vos entretiens annuels.

1PROGRAMMER / PREPARER

A faire :

– Organiser et planifier au moins 1 mois à l’avance

– Fixer les rendez-vous avec chaque collaborateur et rappeler les objectifs de l’entretien individuel dans l’invitation

– Préparer ses entretiens et demander aux collaborateurs de les préparer également

– Penser à réserver la salle et prévoir café, eau, etc …

A éviter :

– Faire cela au dernier moment

– Mal expliquer au collaborateur et aux managers les objectifs

2ACCUEILLIR

A faire :

– Préparer la salle, les chaises et prévoir les emplacements (éviter le face-à-face direct)

– Couper les téléphones mobiles et demander à ne pas être dérangés

– Accueillir chaleureusement : sourire, café, etc…

– Ouvrir hors sujet pour briser la glace

A éviter :

– Accueillir froidement ou de manière impersonnelle

– S’installer dans une salle inappropriée

3LANCER / DEMARRER

A faire :

– Présenter clairement les objectifs, le timing, les sujets et les limites (ex : la rémunération)

– Proposer quelques règles du jeu (ex : se parler sincèrement, évoquer les problèmes de manière constructive, etc…)

A éviter :

– Demander à son collaborateur les sujets qu’il souhaite aborder

– Rester flou sur les objectifs et l’utilité de l’entretien

4ANALYSER L’ANNEE ECOULEE

A faire :

– Commencer par recueillir le sentiment du collaborateur sur le service et l’entreprise

– Echanger sur les points positifs d’abord, puis évoquer les points d’amélioration

– Les différents thèmes : ponctualité, absentéisme, application des règles de sécurité, productivité, qualité du travail, travail fourni hors production, autonomie, initiatives, comportement individuel et relation aux autres, etc…

– Evaluer les résultats et les comportements en s’appuyant sur des faits et des éléments vérifiables (attention : l’évaluateur ne juge pas, il évalue !)

– Demander au collaborateur sa propre évaluation sur chaque thème

– Prendre des notes des points forts et des points faibles

A éviter :

– Développer une attitude de reproche et de jugement

– Oublier de parler des points positifs

– Oublier d’impliquer le collaborateur dans l’évaluation

5FIXER DES OBJECTIFS

A faire :

– Par rapport aux différents thèmes, définir des objectifs SMART

=> Spécifiques (adaptés au contexte et à la personne), Mesurables (avec des indicateurs), Acceptés (par le collaborateur), Réalisables, T (timés, planifiés dans le temps, progressifs)

– Impliquer le collaborateur dans la définition de l’objectif et obtenir son engagement

– Amener le collaborateur à formuler ses attentes, objectifs et ambitions

A éviter :

– Donner des objectifs irréalisables, mal compris ou mal acceptés

– Ne pas définir d’indicateurs de mesure, ni de délai

6ELABORER UN PLAN D’ACTION ET UN PLAN DE FORMATION

A faire :

– Définir ensemble un plan d’action concret visant à atteindre les objectifs

– Impliquer le collaborateur dans la recherche de solutions

– S’impliquer personnellement et prendre sa part de responsabilité : “Quelles sont tes attentes vis-à-vis de moi ?”, “Comment puis-je t’aider ?”

– Evoquer les compétences acquises, à acquérir et les besoins de formation du collaborateur (CPF – entretien professionnel)

A éviter :

– Laisser le collaborateur seul face à ses objectifs, oublier de s’impliquer

– Oublier de parler compétences et formations

7SOIGNER LA FIN DE L’ENTRETIEN ET LA PRISE DE CONGE

A faire :

– Demander au collaborateur “Quels sont les autres points que tu souhaites aborder ?”

– Reformuler les points-clés et programmer la date pour un bilan intermédiaire

– Demander au collaborateur “Que penses-tu de notre échange ?”

– Remercier le collaborateur de sa participation et de ses propositions

– Le raccompagner chaleureusement jusqu’à la porte

A éviter :

– Bâcler la fin de l’entretien

– Oublier de programmer la date pour le bilan intermédiaire

– Oublier de remercier le collaborateur

8SUIVRE / CONTROLER / DYNAMISER

A faire :

– Suivre, contrôler et stimuler la mise en place des plans d’action

– Valoriser les progrès et les efforts réalisés

– Apporter rapidement des réponses aux questions du collaborateur (formations, etc …)

– Faire un point d’étape à mi-année (6 mois après), analyser les résultats et apporter des correctifs nécessaires

A éviter :

– Laisser l’entretien sans suite

– Attendre 1 an pour contrôler les résultats

– Ne pas valoriser les progrès

Vous souhaitez approfondir ces pistes pour préparer les entretiens individuels professionnels de vos collaborateurs ? Nos consultants sauront être à votre écoute alors n’hésitez pas à nous contacter !

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