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Comment rendre robustes mes actions avec le PDCA ?

C’est quoi le PDCA ?

Le PDCA est un outil simple qui est couramment utilisé dans les démarches d’amélioration continue et d’amélioration de son organisation au travail. Il est aussi appelé roue de Deming.

Il représente de façon cyclique quatre étapes successives :

  • « Plan » : Préparer l’action
  • « Do » : Réaliser l’action
  • « Check » : Vérifier les résultats
  • « Act » : Réagir, capitaliser les résultats

Le PDCA est utilisé aussi lors de résolution de problèmes.

Le principe est de définir une action d’amélioration, de la réaliser, de vérifier les résultats puis de capitaliser l’action.

Ces quatre étapes permettent de progresser sur la pente de l’amélioration.

roue-de-deming

Afin de pérenniser les progrès et d’être sûr que « la roue ne redescende pas », il est important de penser à la cale. La cale représente un nouveau guide de bonnes pratiques, un nouveau standard, une nouvelle méthode… qui ancre le progrès.

roue-de-deming-avec-cale

Pourquoi déployer un PDCA pour une action importante ?

Nous avons constaté lors de nos interventions en entreprise qu’il est toujours difficile de s’assurer de la réalisation des actions.

En réunion, il est assez simple de trouver des idées, de « définir » des actions. La phase réalisation est toujours plus délicate.

Il est assez courant que des actions définies soient réalisées de manière insatisfaisante. Les critères définis ne sont pas tous respectés ou l’action n’est tout simplement pas faite.

Pour éviter cette dérive sur des actions à enjeu important, nous conseillons d’appliquer avec rigueur les 4 étapes du PDCA.

Etape P

Cette étape est cruciale pour le succès de l’étape D. Certaines actions n’aboutissent pas parce que simplement le pilote ne sait pas comment faire, n’est pas en phase avec le demandeur sur certains points : où faire l’action, quels sont les attendus… Du coup, nous préconisons d’utiliser un outil simple mais efficace : le QQOQCCP.

Il s’agit juste de répondre à sept questions :

  • Qui ? :Qui pilote l’action, qui fait concrètement l’action ?
  • Quoi ? : Qu’est-ce qu’il faut faire ? Quelles sont les étapes ?
  • Où ? : où va se faire l’action ?
  • Comment ? : Comment faire l’action ? Quels sont les prérequis ? Quels sont les facteurs clé de succès ?
  • Combien ? : Combien de fois faut il faire l’action ? Quel budget est accordé à cette action ?
  • Pourquoi ? : Quels sont les résultats attendus ? Pourquoi faisons-nous cette action ?

Les réponses à ces questions paraissent toujours évidentes et connues de tous. Or, nous constatons lors de nos interventions en entreprise que c’est rarement le cas. Nous conseillons d’appliquer cet outil et d’écrire les réponses afin de les partager. Lorsque les réponses à ces 7 questions sont définies, partagées entre tous, nous pouvons sereinement passer à l’étape DO.

Etape D

Il « suffit » de respecter l’ensemble des contraintes définies à l’étape Plan. Plus l’étape Plan est précise, plus l’étape D correspond aux attentes.

Etape C

Il s’agit de contrôler le résultat de l’action et de vérifier que le « Pourquoi » définit à l’étape P est obtenu.

Si le résultat est satisfaisant, nous pouvons passer à l’étape Act. Sinon, il faut revenir à l’étape Plan et redéfinir une nouvelle action.

Attention, parfois, à cette étape, on se contente de vérifier que l’action a bien été réalisée. Ceci n’a aucune valeur ajoutée. Ce comportement peut être justifié par un manque de confiance. Dans ce cas, il est vraiment important de préciser et de détailler finement l’étape Plan, afin de garantir au mieux la réalisation de l’action.

Etape A

Nous ne passons à cette étape que si l’action réalisée donne satisfaction. Cette étape consiste à « tirer parti » de l’action.

Il est intéressant de se poser les questions suivantes :

  • « Cette action peut-elle être utile dans un autre endroit de l’entreprise ? »
  • « Comment faire mieux à l’avenir ? Plus vite, plus tôt, moins cher…? »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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